Rekisterinpitäjä

VH beauty, yksityinen elinkeinonharjoittaja, kotipaikka Järvenpää. Y-tunnus 3628546-6. Yhteydenotot ja tietosuojapyynnöt: info@caunto.fi. Postiosoite pyydettäessä: info@caunto.fi.

Mitä tietoja käsittelemme

• Tilin tiedot: nimi, sähköpostiosoite ja salasanan tiiviste (salasanaa itseään ei tallenneta). Jos kirjaudut Googlella tai Applella, tallennamme tilisi tunnisteen ja sähköpostiosoitteen siltä palvelulta. Pääsyavaimista tallennetaan julkinen avain ja laitteen nimi.
• Yrityksesi tiedot, jotka annat laskuja varten: nimi, Y-tunnus, osoite, puhelin ja tilinumero.
• Kirjanpidon aineisto: kuitit ja niiden kuvat tai PDF-tiedostot, kuiteista luettu teksti, myynti- ja ostolaskut, ALV- ja kirjanpitotiedot sekä kassan maksut (kortista vain merkki ja neljä viimeistä numeroa).
• Pankkitiedot: pankkitilit ja pankkitapahtumat (vastapuoli, summa, viite ja viesti), jotka haetaan pankista antamallasi suostumuksella tai tuodaan tiliotteesta. Palvelu voi vain lukea tietoja pankista, ei tehdä maksuja.
• Asiakkaidesi tiedot, jotka tallennat: nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilö, sähköposti, puhelin ja osoite sekä heille lähetetyt laskut.
• Yhdistetty sähköpostilaatikko: osoite, palvelimen nimi ja salasana salattuna sekä viesteistä tuodut kuitit.
• Keskustelut avustajan kanssa.
• Tekniset tiedot: kirjautumiset (laitteen nimi ja viimeisin käyttö) sekä virhe- ja tietoturvalokit, esimerkiksi epäonnistuneet kirjautumiset. Lokeissa sähköpostiosoite on osittain peitetty ja IP-osoite tallennetaan pseudonymisoituna tiivisteenä. Kun olet kirjautunut, sovellus lähettää palvelimelle virheraportteja ja laitteen diagnostiikkatietoja.

Tiedot saadaan sinulta, pankistasi suostumuksellasi, yhdistämästäsi sähköpostilaatikosta sekä Googlelta tai Applelta, kun kirjaudut niillä.

Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella

• Palvelun tarjoaminen, sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta): tili ja kirjautuminen, kirjanpito ja laskutus, pankkitapahtumien haku, kuittien luku, avustaja sekä palvelun sähköpostit, kuten vahvistuskoodit, salasanan palautus ja ilmoitukset.
• Kirjanpitoaineiston säilyttäminen tilin sulkemisen jälkeen, sopimuksen perusteella (b alakohta): säilytämme sen puolestasi, jotta voit täyttää kirjanpitolain säilytysvelvollisuutesi (kirjanpitolaki 2 luku 10 §).
• Tietoturva, väärinkäytösten estäminen, virheiden selvittäminen ja varmuuskopiot, oikeutetun edun perusteella (f alakohta): palvelun ja tietojesi suojaaminen.

Tietoja ei myydä eikä käytetä mainontaan.

Tekoäly

Kuittien lukemiseen ja avustajaan käytetään Googlen Gemini-tekoälypalvelua. Kun kuitti luetaan, sen kuva, PDF tai siitä luettu teksti sekä yrityksesi tiedot ja usein käyttämäsi myyjät lähetetään Googlen Gemini-palveluun, joka palauttaa kuitin tiedot (myyjä, päivä, summa, ALV ja luokka).

Kun kysyt avustajalta jotain, kysymys, saman keskustelun aiemmat viestit ja vastaukseen tarvittavat tilisi tiedot lähetetään Googlen Gemini-palveluun vastauksen tuottamista varten. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi laskut, kuitit, asiakkaidesi nimet ja yhteystiedot, pankkisaldot ja ALV-luvut. Pankkiyhteyden salaisuuksia ei lähetetä.

Palvelu tarkistaa epävarmat pankkitapahtumien kohdistukset automaattisesti: pankkitapahtuma (vastapuoli, viesti, viite, summa ja päivä) ja siihen ehdolla olevat kuitit, ostolaskut tai myyntilaskut, myös myyjän tai asiakkaan nimi, lähetetään Googlen Gemini-palveluun, joka arvioi, kuuluvatko ne yhteen. Arvio ei kirjaa mitään: se voi vain perustella kohdistusehdotuksen tai poistaa sen, ja ehdotuksen hyväksyt sinä.

Gemini-palvelun käyttöön sovelletaan Googlen Gemini API -ehtoja.

Voit tarkistaa ja korjata tekoälyn lukemat tiedot. Palvelu ei tee sinusta automaattisia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia (tietosuoja-asetuksen 22 artikla).

Kuka tietoja käsittelee

Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:

• netcup GmbH, Saksa: palvelin, jolla palvelu ja tiedot ovat.
• Cloudflare, Inc., Yhdysvallat: suojattu yhteys palvelimelle; liikenne kulkee Cloudflaren verkon kautta.
• AgentMail, Inc., Yhdysvallat: palvelun lähettämät sähköpostit.
• Google Cloud EMEA Limited, Irlanti: tekoälypalvelu Gemini kuittien lukuun, avustajaan ja kohdistusten tarkistukseen (katso Tekoäly).

Muut vastaanottajat:

• Google Ireland Limited ja Apple Distribution International Ltd.: kirjautuminen Googlella tai Applella. Ne ovat itse rekisterinpitäjiä; palvelu saa niiltä tilisi tunnisteen ja sähköpostiosoitteen.
• Enable Banking Oy, Suomi: luvanvarainen tilitietopalvelu, joka hakee pankkitapahtumat pankistasi antamallasi suostumuksella.
• Stripe Payments Europe, Limited, Irlanti: korttimaksut kassassa, jos otat ne käyttöön.

Jos yhdistät oman sähköpostilaatikkosi, palvelu hakee kuitteja ja lähettää laskujasi sen kautta. Silloin tiedot kulkevat valitsemasi sähköpostipalvelun kautta.

Siirrot EU:n ulkopuolelle

Cloudflare, AgentMail, Google, Apple ja Stripe ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä tai yhdysvaltalaisten konsernien yhtiöitä, joten tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle, Yhdysvaltoihin. Siirrot perustuvat EU:n vakiosopimuslausekkeisiin tai EU–US Data Privacy Framework -järjestelyyn.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Tilin tiedot säilytetään niin kauan kuin tili on käytössä.
• Kun tili suljetaan, yhdistetty sähköpostilaatikko ja avustajan keskustelut poistetaan, pankkiyhteys päätetään ja kirjautuminen estetään. Kuitit, laskut, tiliotteet, pankkitapahtumat, asiakkaat ja tilin perustiedot säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, jotta voit täyttää kirjanpitolain säilytysvelvollisuutesi (kirjanpitolaki 2 luku 10 §). Säilytysajan päätyttyä ylläpito poistaa ne palvelusta; varmuuskopioista tiedot poistuvat alla kerrotulla tavalla.
• Virhe- ja tietoturvalokit säilytetään tietokannassa 90 päivää ja lokitiedostoina 30 päivää. Ylläpidon toimet tilillä kirjataan, ja ne säilytetään kaksi vuotta.
• Kesken jäänyt rekisteröityminen vanhenee 15 minuutissa ja poistetaan tunnin kuluessa. Ladatut tiedostot, joita ei tallennettu, poistetaan tunnin kuluessa vanhentumisesta.
• Varmuuskopiot ovat koko tietokannan kopioita. Niitä säilytetään palvelimella (netcup, Saksa) 14 päivää ja rekisterinpitäjän omalla tietokoneella 30 päivää. Kuukausittaiset kokonaisvarmuuskopiot säilytetään enintään 10 vuotta palvelun jatkuvuuden ja käyttäjän lakisääteisen kirjanpitoaineiston säilytyksen tukemiseksi (kirjanpitolaki 2 luku 10 §). Tilin poiston jälkeen tiedot poistuvat varmuuskopioista viimeistään, kun kyseinen varmuuskopio vanhenee.

Evästeet ja laitteelle tallennettavat tiedot

• Istuntoeväste pitää sinut kirjautuneena. Se on välttämätön, voimassa 30 päivää, eikä sivun JavaScript pääse siihen.
• Googlella kirjauduttaessa käytetään lisäksi tilaevästettä, joka on voimassa 10 minuuttia.
• Selain tai sovellus tallentaa laitteellesi kirjautumistilan merkin, nimesi alkukirjaimen, sovelluksen lukitusasetuksen, tiedon siitä, onko pääsyavainta jo tarjottu (sähköpostiosoitteen kanssa), lähettämättömien lomakkeiden luonnokset (7 päivää, ei salasanoja) ja salatun välimuistin tilisi tiedoista, jotta palvelu toimii myös ilman verkkoa. Niitä ei lähetetä palvelimelle.
• Kuitit, joita ei vielä voitu lähettää, odottavat laitteella jonossa ja lähetetään palvelimelle, kun yhteys palaa. iPhone-sovellus säilyttää kirjautumistunnuksen laitteen avainnipussa.

Palvelu ei käytä analytiikka- tai mainosevästeitä eikä lataa sisältöä muilta sivustoilta.

Asiakkaidesi tiedot

Kun tallennat asiakkaidesi tai muiden henkilöiden tietoja, esimerkiksi laskujen vastaanottajia, olet itse niiden rekisterinpitäjä ja Caunto käsittelee niitä puolestasi palvelun tarjoamiseksi. Käsittelyn ehdot ovat käyttöehdoissa.

Tietoturva

Yhteydet palveluun ovat salattuja (HTTPS). Salasanoista tallennetaan vain tiiviste. Sähköpostilaatikon salasana ja pankkiyhteyden tunnisteet tallennetaan salattuina. Tietoihin pääsevät vain sinä ja palvelun ylläpito.

Oikeutesi

• Saada pääsy tietoihisi ja kopio niistä: Asetukset > Tietosuoja > Pyydä kopio tiedoista. Kopio sisältää tiedot JSON- ja CSV-muodossa sekä kuittien tiedostot, joten voit myös siirtää ne toiseen palveluun.
• Oikaista virheelliset tiedot: muokkaa niitä sovelluksessa tai pyydä korjausta.
• Pyytää tietojen poistamista: Asetukset > Tietosuoja > Pyydä tilin sulkemista. Kirjanpitoaineisto säilyy lain vaatiman ajan.
• Pyytää käsittelyn rajoittamista ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Peruuttaa pankkiyhteyden tai sähköpostilaatikon käyttö milloin tahansa sovelluksessa.

Voit lähettää pyynnön myös sähköpostilla: info@caunto.fi.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Muutokset

Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Päivityspäivä näkyy sivun alussa.

Controller

VH beauty, sole trader (yksityinen elinkeinonharjoittaja), domicile Järvenpää, Finland. Business ID 3628546-6. Contact and privacy requests: info@caunto.fi. Postal address on request: info@caunto.fi.

What data we process

• Account: name, email address and a hash of the password (the password itself is not stored). If you sign in with Google or Apple, we store your account identifier and email address from that service. For passkeys, the public key and the device name are stored.
• Your business details for invoices: name, business ID (Y-tunnus), address, phone and bank account number.
• Bookkeeping material: receipts and their images or PDF files, the text read from them, sales and purchase invoices, VAT and bookkeeping data, and point-of-sale payments (of a card, only the brand and the last four digits).
• Bank data: bank accounts and bank transactions (counterparty, amount, reference and message), fetched from your bank with your consent or imported from a statement. The service can only read data from the bank; it cannot make payments.
• Your customers' details that you save: name, business ID, contact person, email, phone and address, and the invoices sent to them.
• A connected mailbox: the address, the server name and the password, encrypted, and the receipts imported from its messages.
• Conversations with the assistant.
• Technical data: sign-ins (device name and last use) and error and security logs, such as failed sign-ins. In the logs the email address is partly masked and the IP address is stored as a pseudonymised hash. While you are signed in, the app sends error reports and device diagnostics to the server.

The data comes from you, from your bank with your consent, from a mailbox you connect, and from Google or Apple when you sign in with them.

Purposes and legal bases

• Providing the service, under the contract (GDPR Article 6(1)(b)): the account and sign-in, bookkeeping and invoicing, fetching bank transactions, reading receipts, the assistant, and the service's emails such as verification codes, password resets and notices.
• Keeping bookkeeping material after the account is closed, under the contract (Article 6(1)(b)): we keep it for you so that you can meet your retention duty under the Finnish Accounting Act, chapter 2, section 10.
• Security, preventing misuse, investigating errors and backups, under legitimate interest (Article 6(1)(f)): protecting the service and your data.

Data is not sold or used for advertising.

Artificial intelligence

Receipts are read and the assistant answers with Google's Gemini AI service. When a receipt is read, its image, its PDF or the text read from it, together with your company's details and the sellers you use often, is sent to Google's Gemini service, which returns the receipt's details (seller, date, amount, VAT and category).

When you ask the assistant something, the question, the earlier messages of the same conversation and the account data needed for the answer are sent to Google's Gemini service to produce the answer. Such data includes, for example, invoices, receipts, your customers' names and contact details, bank balances and VAT figures. Bank connection secrets are not sent.

The service automatically checks uncertain matches of bank transactions: the bank transaction (counterparty, message, reference, amount and date) and the receipts, purchase invoices or sales invoices that may match it, including the seller's or customer's name, are sent to Google's Gemini service, which judges whether they belong together. The check books nothing: it can only explain a suggested match or withdraw it, and you accept the suggestion.

The use of Gemini is subject to Google's Gemini API terms.

You can check and correct what the AI read. The service makes no automated decisions about you with legal or similarly significant effects (GDPR Article 22).

Who processes the data

Providers who process data on our behalf:

• netcup GmbH, Germany: the server the service and the data are on.
• Cloudflare, Inc., United States: the secure connection to the server; traffic passes through Cloudflare's network.
• AgentMail, Inc., United States: the emails the service sends.
• Google Cloud EMEA Limited, Ireland: the Gemini AI service for reading receipts, the assistant and checking matches (see Artificial intelligence).

Other recipients:

• Google Ireland Limited and Apple Distribution International Ltd.: sign-in with Google or Apple. They are controllers themselves; the service receives your account identifier and email address from them.
• Enable Banking Oy, Finland: a licensed account information service that fetches transactions from your bank with your consent.
• Stripe Payments Europe, Limited, Ireland: card payments at the point of sale, if you turn them on.

If you connect your own mailbox, the service fetches receipts and sends your invoices through it, so the data passes through the email service you chose.

Transfers outside the EU

Cloudflare, AgentMail, Google, Apple and Stripe are US companies or belong to US groups, so data may be transferred outside the EU, to the United States. The transfers rely on the EU standard contractual clauses or the EU-US Data Privacy Framework.

How long data is kept

• Account data is kept while the account is in use.
• When the account is closed, the connected mailbox and the assistant conversations are deleted, the bank connection is ended and sign-in is blocked. Receipts, invoices, statements, bank transactions, customers and the account's basic details are kept six years from the end of the year in which the financial period ended, so that you can meet your retention duty under the Accounting Act (chapter 2, section 10). When the period ends, the administrators delete them from the service; from the backups the data goes as described below.
• Error and security logs are kept 90 days in the database and 30 days as log files. Administrative actions on an account are recorded and kept two years.
• An unfinished sign-up expires after 15 minutes and is deleted within the hour. Uploaded files that were not saved are deleted within the hour after they expire.
• Backups are copies of the whole database. They are kept 14 days on the server (netcup, Germany) and 30 days on the controller's own computer. Monthly whole-database backups are kept up to 10 years, for the continuity of the service and to support the user's statutory retention of bookkeeping material (Accounting Act, chapter 2, section 10). After an account is deleted, its data leaves the backups at the latest when the backup in question expires.

Cookies and data stored on your device

• A session cookie keeps you signed in. It is strictly necessary, lasts 30 days, and the page's JavaScript cannot read it.
• Signing in with Google also uses a state cookie that lasts 10 minutes.
• The browser or the app stores on your device a signed-in marker, the initial of your name, the app lock setting, whether a passkey was already offered (with the email address), drafts of unsent forms (7 days, never passwords) and an encrypted cache of your account's data so that the service also works offline. They are not sent to the server.
• Receipts that could not be sent yet wait on the device in a queue and are sent to the server when the connection returns. The iPhone app keeps its sign-in token in the device's keychain.

The service uses no analytics or advertising cookies and loads no content from other sites.

Your customers' data

When you save data about your customers or other people, such as invoice recipients, you are the controller of that data and Caunto processes it on your behalf to provide the service. The processing terms are in the terms of use.

Security

Connections to the service are encrypted (HTTPS). Only a hash of each password is stored. The mailbox password and the bank connection identifiers are stored encrypted. Only you and the service's administrators have access to the data.

Your rights

• Access your data and get a copy: Asetukset > Tietosuoja > Pyydä kopio tiedoista (Settings > Privacy > Request a copy). The copy has the data as JSON and CSV and the receipt files, so you can also move it to another service.
• Have incorrect data corrected: edit it in the app or ask for a correction.
• Ask for erasure: Asetukset > Tietosuoja > Pyydä tilin sulkemista (Settings > Privacy > Request closing the account). Bookkeeping material is kept as long as the law requires.
• Ask for restriction of processing, and object to processing based on legitimate interest.
• Withdraw the bank connection or the mailbox connection at any time in the app.

You can also send a request by email: info@caunto.fi.

If you think your data is processed unlawfully, you can lodge a complaint with the Office of the Data Protection Ombudsman in Finland (tietosuoja.fi).

Changes

We update this notice when the processing changes. The date of the update is shown at the top of the page.